Сводные таблицы в Эксель: руководство для новичков

В огромном наборе функции и возможностей Microsoft Excel существует жемчужина, которая может изменить ваш опыт анализа данных и повысить ваше мастерство принятия решений — сводная таблица. Хотя многие пользователи знакомы с базовыми функциями Excel, сводные таблицы остаются недостаточно часто используемой функцией

В этой статье мы углубимся в сводные таблицы, поймем важность их использования. Давайте осмотрим, для чего используются сводные таблицы в Экселе.

Что такое сводные таблицы

По своей сути сводная таблица — это инструмент обработки данных, используемый для анализа и интерпретации больших наборов данных. Это позволяет пользователям извлекать значимую информацию из сложной информации путем реорганизации и представления данных в более удобочитаемом формате.

В отличии от стандартных таблиц сводные таблицы обеспечивают динамичный и интерактивный способ просмотра информации, что делает их незаменимым помощником для профессионалов, работающих с большими объемами данных.

Важность сводных таблиц:

1. Обобщение данных:
   Сводные таблицы превосходно подходят для обобщения обширных наборов данных в краткую и содержательную информацию. Они позволяют пользователям агрегировать данные, обеспечивая общий обзор без потери важных деталей.
   
2. Эффективный анализ данных:
   Сводные таблицы позволяют упростить процесс анализа, позволяя создавать содержательные визуализации и сводки. Эта эффективность особенно важна для профессионалов в области финансов, маркетинга и других областей, основанных на данных, где своевременная информация может повлиять на стратегические решения.
   
3. Динамическое исследование данных:
   Одной из особенностей сводных таблиц является их интерактивность. Пользователи могут динамически исследовать данные, переставляя строки, столбцы и значения, мгновенно адаптируя таблицу к своим аналитическим потребностям. Этот динамичный характер позволяет вносить корректировки в режиме реального времени, способствуя более глубокому пониманию основных закономерностей в данных.

Советы по эффективному использованию сводных таблиц:

1. Понимайте свои данные:
   Прежде чем приступить к созданию сводной таблицы, тщательно разберитесь в структуре и содержании вашего набора данных. Знание особенностей ваших данных облегчит выбор подходящих полей для строк, столбцов, значений и фильтров.
   
2. Используйте описательные имена полей:
   Назначайте полям понятные и описательные имена. Это не только делает сводную таблицу более интуитивно понятной, но и гарантирует, что другие смогут легко понять и использовать ваш анализ.
   
3. Регулярно обновляйте данные:
   Если ваш набор данных динамичен и подлежит регулярным обновлениям, возьмите за привычку регулярно обновлять сводную таблицу. Это гарантирует, что ваш анализ будет отражать самые последние данные и предотвратит влияние устаревшей информации на ваши решения.
   
4. Изучите вычисляемые поля:
   Сводные таблицы позволяют пользователям создавать вычисляемые поля, что позволяет применять к данным пользовательские формулы. Эта функция бесценна для выполнения дополнительных вычислений над обобщенными данными без изменения исходного набора данных.

Пример практического применения сводной таблицы:

Многие думают, что создание сводной таблицы — это трудно и отнимает много времени. Но это не правда! Microsoft уже много лет совершенствует эту технологию, и в современных версиях Эксель сводные таблицы удобны для пользователя и невероятно быстры. Фактически, вы можете построить собственную сводную таблицу всего за пару минут.

Для того чтобы было все максимально понятно, мы покажем как можно использовать сводные таблицы на практическом примере!

У нас есть информация о пассажирах на борту затонувшего 15 апреля 1912 года корабля “Титаник”, вот в в таком виде:

Наша задача: с помощью сводной таблицы узнать, какое количество мужчин и женщин находилось на борту, а так же составить список их имен.

Начнем с того, что выделим всю нашу исходную таблицу, перейдем во вкладку Вставка и выберем Сводная таблица:

Следующим шагом выберем весь диапазон, а сводную таблицу поместим на новом листе:

Если вы увидите примерно такое содержимое экрана, значит вы на верном пути!

Теперь нашей задачей является сгруппировать поля нашей сводной таблицы. Напомню, нам нужно посчитать количество мужчин и женщин на борту, а так же узнать их имена.

Для этого в строки добавим наши поля: Sex и Name, а в Значения добавим количество по полю Sex

Таким образом мы решили нашу задачу с помощью сводной таблицы буквально за 1 минуту.
Кстати, список Мужчин и Женщин можно развернуть и мы увидим имена каждого пассажира в соответствии с его полом:

Друзья, это очень простой, но понятный пример работы со сводными таблицами. Вы можете попробовать настроить сводную таблицу самостоятельно, перетаскивая поля для создания желаемой сводки и разбивки. Благодаря такой гибкости вы можете мгновенно создавать различные представления ваших данных и анализировать их с различных аспектов.

Заключение

Как видите, сводные таблицы созданы для того чтобы использовать аналитические данные и принимать обоснованные решения для вашего бизнеса! И это совсем не трудно!

В последующих статьях мы постараемся развернуто изложить самые значимые аспекты работы со сводными таблицами!